COMO CONDUZIR REUNIÕES NA EMPRESA
ABRAHAM SHAPIRO para o Portal Profissão Atitude
Um roteiro racional sobre como conduzir uma reunião de diretrizes na empresa. Sugestão: a frequência poderá ser semanal ou, no máximo, quinzenal. Importante: estabeleça um tempo de duração da reunião para que não se torne enfadonha.
1. Abertura: Um tema concernente ao momento poderá ser colocado em pauta. É conveniente que o dirigente faça as considerações de abertura em função de sua visão pessoal ou de um direcionamento que deseje dar ao grupo, como um todo, relacionado às principais pautas da reunião em curso.
2. Chamada das pendências: É o espaço da reunião no qual será feita a chamada de todas as pendências que foram estabelecidas como alvos a serem atingidos na última reunião. É preciso que a condução deste momento seja muito organizada a fim de se evitar confusões, discussões desnecessárias ou exposição de vaidades.
3. Problemas no cumprimento das pendências: Os problemas enfrentados por quem assumiu compromisso de tarefas na última reunião são apresentados com o fim de se solicitar orientações, novas idéias e auxílio. Um novo prazo poderá ser solicitado na execução da tarefa e ela torna-se, automaticamente, um novo compromisso.
4. Próximos alvos a serem atingidos: As ações a serem estabelecidas na próxima semana são discutidas, os prazos são fixados e todas as considerações dos colaboradores envolvidos são feitas.
5. Possíveis obstáculos: Haverá algum obstáculo previsível ao cumprimento das metas da próxima semana? É o momento para se exercitar a proatividade e não o medo ou a reclamação. Há também, neste espaço, a possibilidade de negociação.
6. Diretrizes e encorajamento: O dirigente emite as diretrizes em relação a tudo o que foi tratado e encoraja (motiva) os participantes a enfrentarem seus objetivos.
7. Final: O dirigente utiliza este momento para agradecimentos, reconhecimentos públicos, motivação e fortalecimento à equipe.
LEMBRETES IMPORTANTES
- Se possível, redija uma ata da reunião. Ela é um compromisso de todos por escrito. Evitará sérios problemas de lembrança amanhã.
- A finalidade da reunião é aumentar a eficiência de cada um, por isso, o papel do Dirigente é esclarecer dúvidas que pairem sobre as responsabilidades de cada um perante as tarefas a serem desempenhadas e comunicar segurança.
- Pessoas que se sentem bem consigo mesmas produzem bons resultados.
- Produtividade é mais do que apenas quantidade de trabalho realizado. É também qualidade.
- Ser didático ao máximo em relação a qualquer nova ideia. Uma vez entendida, não é necessário repetir.
- Evitar longas falas. Ser objetivo e conciso.
