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PARA ELEVAR A QUALIDADE

ABRAHAM SHAPIRO para o Blog Profissão Atitude
 

Como elevar o padrão atual de qualidade da sua empresa? Invista em educação. Interna e contínua. Treinamentos. Grupos de estudo de livros que tenham a ver com o seu negócio. 

O resultado aparece. E dá para medir. 

Há empresas investindo em língua portuguesa para melhorar a comunicação. Ótimo! 

Pense nas vezes em que as pessoas lhe disseram ter compreendido uma instrução sua e não haviam entendido nada! 

E existem outros agravantes. 

A nossa sociedade condena veladamente as pessoas que dizem: “não sei” ou “não entendi”. Por isso, quase todo mundo finge ter entendido, quando na verdade está “boiando”.

Vai aqui uma experiência prática. Da próxima vez que você explicar uma tarefa a um funcionário, por exemplo, peça que ele diga com suas palavras o que entendeu. Por este caminho você não dependerá da sorte, mas terá tempo de reexplicar o comando de modo e salvar a situação.

Tente comunicar-se de modo positivo, sem provocações nem críticas, mas com didática. Nada de jogar com culpa. Isto semeia fraqueza e discórdia.

Confie mais e crie amplas condições de um ambiente de confiança. Demonstre isso às pessoas que à sua volta. Mas acima de tudo desenvolva conhecimento. Quanto mais você o fizer,  mais qualidade o seu grupo terá. E eles prosperarão ao status de equipe. E seguindo as suas orientações, farão de você, enfim, um líder de resultados.

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QUEM TEM MEDO DE AUDITORIA?

ABRAHAM SHAPIRO para o Blog Profissão Atitude


Auditoria contábil e financeira é expressão corriqueira em qualquer ambiente de negócio. Mais hoje em dia. Consiste na revisão das demonstrações contábeis e transações financeiras de qualquer entidade – pública ou privada – efetuada por profissionais contadores. Normalmente as auditorias visam assegurar a fidelidade dos registros e proporcionar credibilidade e probidade fiscal à administração. Ela identifica deficiências no sistema de controle interno e nos processos financeiros para, então, apresentar correções, recomendações e melhorias.

Conheci uma empresa metalúrgica de médio porte que tinha três sócios. O negócio cresceu e desenvolveu muito. O movimento financeiro tornou-se robusto e consequentemente os riscos se ampliaram.

Acontece que seus gerentes de área lá estavam há muitos anos.  A relação de amizade entre eles e os sócios causava a todos uma sólida sensação de segurança, confiança e estabilidade.

Certo dia, um dos acionistas desejou realizar uma auditoria com o objetivo de conhecer a real situação dos negócios e planejar melhor o futuro.

A proposta de trazer um auditor independente e externo caiu como uma bomba entre os gerentes. E você é bem capaz de adivinhar qual deles mostrou-se mais preocupado, 'mexendo os pauzinhos' internamente para afastar a eventual ameaça.

Não deu outra.

A auditoria foi realizada. Escancarou um esquema de desvio que lá estava sabe-se lá desde quando. O tal gerente – homem religioso e cheio de discursos éticos – foi sumariamente demitido. Por piedade dos acionistas não acabou criminalmente responsabilizado.

E quanto à sua empresa? Como andam as operações? Não importa a sua impressão ou sentimento. Vá por mim: audite. Será um bem para a “saúde”  da organização e de todos os envolvidos!  

Mas não posso deixar de registrar a advertência que digo e repito em todas as ocasiões: "Empresa não é lugar para se ter amigos. Amizade suscita cumplicidade. Daí para a bandidagem a distância é de um passo bem pequeno."

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CUIDADO COM OS TRAPACEIROS DO COACHING

ABRAHAM SHAPIRO para o Blog Profissão Atitude
 

É incrível o que há de teorias, filosofias, bla-bla-blás de toda natureza inundando as mídias sociais a respeito de gestão, coaching, liderança etc. Num piscar de olhos, todo mundo virou mestre em gerenciamento e orientação de executivos. 

Acontece que a maioria astronômica desse pessoal jamais teve uma empresa. Muitos dos que trabalharam numa, não passaram do desempenho medíocre  e desprovido de resultados que contribuíssem, de fato, para seu crescimento e desenvolvimento. 

Seria muito diferente ouvir ou ler o que gestores experientes, administradores e empreendedores de resultados têm a dizer. Refiro-me àqueles que dão sua cara a bater pela mão forte e pesada de um mercado desordenado e assimétrico, exatamente como é o meio empresarial brasileiro.

Eu respeito um empreendedor. Eu respeito um empresário que esteja há cinco, dez, quinze anos ou mais na luta.  Eu respeito executivos que promovem número com valorização do ser humano. Certamente eles não gerenciam em conformidade com as teorias que os caça-níqueis querem fazer emplacar em vídeos da Internet ou textos mirabolantes, mas eles sabem decidir e gerir. Eles sabem manter-se em pé a despeito dos golpes violentos que lhe dão. E só não fazem melhor pelas condições  de seu contorno.

Recém-formados não têm por onde e nem como instruir nada a ninguém.  Eles receberam aulas de muitos professores que igualmente jamais trabalharam senão em salas de aula e sequer supõem ser a vida de trabalho duro do mercado.

Empresa é prática. Empresa é operação, é decisão, é “tudo ou nada”.

Esses coaches, consultores, mentores darão consultas? De quê? Palestras? Qual tema mereceria o prestígio de quem quer que seja? O que é que que eles têm a ensinar, orientar ou pelo menos contar?

Vi um sujeito que se autodenomina filósofo pregando diretrizes empresariais num vídeo.Ele só deu aulas até hoje. É um fanfarrão.

Aqui vai a diretriz mor para a contratação de qualquer pessoa para dentro da sua empresa: tome referências. Pesquise resultados anteriores. Vá ao passado deles. 

Deseja ler algo que presta? Eu recomendo “O GERENTE EFICAZ”, de Peter Drucker. É a fonte mais confiável de onde você pode e deve matar a sua sede.  

Para todos estes pistoleiros, vá por mim: feche os ouvidos e os olhos.  É trapaça!

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NÃO CONFUNDA AS COISAS

ABRAHAM SHAPIRO para o Blog Profissão Atitude

Você tem uma empresa? Parabéns. Você é empreendedor!

Mas permita-me perguntar: você pensa do modo ‘empresa’ ou do modo ‘pessoa’? 

Explico. Se você vê o movimento do caixa como ‘o seu dinheiro’, a sua empresa está em apuros. Creia-me. 

Do mesmo modo, se você interpreta as várias situações do dia a dia como problemas seus, você está longe de ser profissional. Você ainda é amador!

Muitas vezes eu ouço expressões como: “Assim você me mata”, ou “Com isso você me quebra!”

 “Me mata?”. “Me quebra?” Um profissional jamais diria isso.

Aí está o indicativo de uma típica confusão entre a pessoa e o negócio.

Uma empresa é uma entidade feita por pessoas, estrutura física e dinheiro. Se você é seu criador, ela poderá prosseguir existindo mesmo após a sua morte! Portanto, são duas entidades independentes – por mais que ela dependa do seu esforço atual.  No entanto, cada funcionário auxilia seu desenvolvimento e consolidação. 

Não complique as coisas. Seja um empreendedor sábio. Vá em busca de pessoas capacitadas para decidirem junto de você. Lidere-as e mostre o rumo para a realização das necessidades da sua organização. Contudo, saiba e jamais esqueça que a empresa não é você. A sua parte é só uma parte. 

Construa uma empresa ao lado de outros bons construtores, e assim, todos serão parceiros em levar adiante sua continuidade.

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COMO GANHAR UM DIA POR SEMANA

ABRAHAM SHAPIRO para o Blog Profissão Atitude

Todo mundo deseja mais horas no dia.  Impossível. 

E que tal seria liberar 20% do seu tempo?

Como?

Elimine ou delegue tarefas sem importância a fim de substituí-las por outras que adicionem valor à sua vida e ao seu trabalho.

É bem provável que você esteja gastando algo em torno de 40% do seu tempo em atividades não importantes. Refiro-me a tarefas que não produzem resultado e que podiam ser realizadas por outra pessoa, mas  você continua fazendo. Sabe por quê? Não é tão fácil delegar. 

Normalmente nós nos agarramos instintivamente a tarefas que nos causam a sensação de sermos ocupados ou importantes e prosseguimos vivendo embaraçados numa teia de compromissos que pouco ou nada fazem de efetivo por nós.  

Então comece a investir algum tempo em analisar como é gasto o seu tempo. Será o princípio da sua eficiência.

Uma cliente minha livrou-se de reuniões e tarefas não importantes e começou a fazer breves reuniões individuais com seus subordinados em que estudaram um livro juntos. A produtividade de cada um aumentou em cerca de 30% nos indicadores de desempenho.

Avalie o seu tempo. Com 20% de melhoria a cada dia, você ganhará um dia inteiro por semana.  Isto já não ajuda?

PS: Se você quiser aprofundar-se neste assunto e criar um plano de recontextualização do seu tempo a partir daanálise real de como você atua hoje, leia e pratique "A TRÍADE DO TEMPO", cujo autor é Christian Barbosa. Eu recomendo!

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FUNCIONÁRIOS ESTÚPIDOS E GRANDES PREJUÍZOS

ABRAHAM SHAPIRO para o Blog Profissão Atitude

Quantos funcionários estúpidos estão no quadro da sua empresa?  Estúpido significa  pouco inteligente ou burro. 

Se você não sabe, devia. E se pensa não haver nenhum, continue lendo, por favor. 

Eu e um amigo estávamos num famoso café da cidade. Fiquei no cafezinho espresso enquanto ele pediu um sanduíche de queijo, tomate e folhas de alface em pão de forma -  detalhe : sem presunto. 

Então perguntei ao garçom: 

- “Você não vai anotar o pedido?”

Ele apontou sua cabeça com o dedo indicador, alegando, por mímica, que sua memória dispensa anotações. 

Resultado: veio o presunto. É claro. É a receita que estava no cardápio e a cozinha só o tiraria se houvesse uma anotação clara.

Meu amigo mandou trocar.  De novo o mesmo erro. Só no terceiro sanduíche o pedido veio certo. 

Tudo podia ser diferente se o estúpido garçon não confiasse em sua memória de pernilongo ou percevejo.

Agora pense comigo. Se este garçom sozinho faz isto, imagine quanto prejuízo não causam todos juntos. Inclua cozinha, caixa, atendimento telefônico...

Há alguém na sua empresa que contabilize os erros que os funcionários cometem? 

O futuro de qualquer negócio depende do valor que se dá a cada coisa, a cada procedimento e atitude. É uma somatória. 

Quando os funcionários sabem que é importante melhorar o desempenho porque lhes foi insistentemente falado e ensinado, isso se incorpora na vida deles. Então saberão que nesta empresa é assim  e passarão a filosofia aos novatos como sobreaviso. Torna-se uma cultura.  

No entanto, quando ninguém jamais se preocupa com melhorias, nem se toca no assunto, a lição subliminar que fica é que “tanto faz”. E eles pensarão: “Por que fazer melhor?”  

Existem mais razões porque eventualmente o seu negócio não esteja indo bem do que todas aquelas suposições místicas que você imagina ou cria. Pense mais e melhor nisso.

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PALHAÇADA QUE CUSTOU CARO

ABRAHAM SHAPIRO para o Blog Profissão Atitude

Um vendedor de refrigerantes de Minas Gerais participou de uma palestra motivacional de vendas em que foi convidado a rebolar em público. Após isto, ele moveu uma ação jurídica contra a empresa. Vai receber uma indenização por danos morais. Tive conhecimento do episódio numa nota da assessoria do Tribunal Superior do Trabalho. Ele alega que após o evento, passou a sofrer bullying a ponto de seu chefe fazer chacota em público sobre sua opção sexual.

Há empresas demais para quem motivação é sinônimo de palhaçada e algazarra durante uma convenção.

Levam os funcionários a um bom hotel, contratam palestrantes que se aproveitam desta crença maluca e, com dinâmicas questionáveis – e às vezes até imorais –, cobram uma fortuna para promover gritarias e piadas com que imaginam provocar mais vendas.

Motivação não é isso, mas algo interior ao ser humano. O que motiva funcionários é o ambiente de trabalho respeitoso, psicologicamente saudável e ações objetivas, como treinamentos e orientações que visem à produtividade. Ensine “o que” eles devem fazer, “como” fazer e “o padrão de desempenho” que é esperado. Depois, remunere-os por méritos mensuráveis.

O entusiasmo que provoca uma palestra destrambelhada de gritos e farra é instável e desaparece em poucas horas. É estupidez! Aquela empresa de Minas com certeza aprendeu esta lição.

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NÃO ESTÁ TUDO BEM

ABRAHAM SHAPIRO para o Blog Profissão Atitude

Um jornalista me perguntou qual o maior problema que enfrento nas minhas consultorias. Eu lhe disse:

- “São as pessoas que acham estar tudo bem com o fato de suas empresas ainda não serem as melhores em seu segmento”.

- “Por quê?”, ele quis saber.

- “Isto é comodismo”, eu respondi. “As pessoas se acomodam. Elas se conformam em ser mais ou menos.  E a maior parte das vezes elas são ‘menos’, porém,  cheias de fé em que poderão vencer a competitividade de uma hora para outra. Então eu lhes digo que a fé nada fará por isso, já que não há uma causa clara porque estejam lutando.”

Sempre que me deparo com gente que acredita em sua vitória no que quer que seja, porém, sem um plano, eu pergunto:  “Como você fará isto?” E obviamente elas não sabem explicar. Fica explícito que só têm fé, e nada mais.

Situações de negócio requerem ação, atitude!

Não me conformo com empresários que aguardam a volta do consumo aos patamares de cinco ou sete anos atrás. Será possível?  A crise econômica está aí, de cara lavada e feia, em todos os setores. Há empresas imensas quebrando. O mundo à nossa volta está sendo sacudido e mostrando que é preciso despertar antigas competências para sobreviver.

Fé é importante. Mas sem esforço não se alcança objetivo.  

As pessoas estão comprando menos, é verdade. Mas continua existindo um bolo de consumo a ser dividido.  E até que os acomodados entendam que suas fatias só estão diminuindo, os rápidos e inteligentes se fartarão de comer bolo, mais do que antes, pois estes últimos  entendem que esta é a oportunidade de mercado a ser explorada em tempos de crise.

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QUEM É O PATRÃO?

ABRAHAM SHAPIRO para o Blog Profissão Atitude

Uma dica especial: passe tempo com as pessoas “menos graduadas” da sua empresa. Uma pequena atenção pode ter um grande resultado.

Um presente especial que você pode oferecer ao seu pessoal interno é levá-los para conhecer clientes.

As pessoas nas bases de finanças, logística, produção, controle de qualidade, call-center têm o poder de fazer milagres acontecerem. Mas elas só os farão se estiverem com a mente voltada para isso.

Tipicamente, os vendedores tratam os funcionários subalternos como primos pobres de segundo grau, ou ainda pior, como “barreiras para ganhar a venda”. Não é de surpreender que aqueles funcionários humildes dificilmente se encontrem dispostos a ajudar o pessoal das vendas.

Clientes são o maior benefício de qualquer empresa, inclusive da sua. Você não acha interessante, portanto, que TODOS os membros da organização os conheçam?

Comece a falar dos clientes nos ambientes onde eles nunca são sequer mencionados. Diga como eles são, como pensam, o que fazem em suas empresas, como estão realizando negócios... enfim, transforme os clientes naquilo que eles realmente são: a parte mais importante do seu negócio. 

Fale deles exatamente para aqueles funcionários que nunca sequer imaginam que eles existem. Fale para aqueles que pensam estar trabalhando para você. Mostre a eles que NÃO É VOCÊ, mas os clientes que são os patrões. E como sempre, aconselho que comece pelo conceito da palavra “cliente”. Uma sugestão bastante sensibilizadora pode ser: “O pão nosso de cada dia".

Sabe o que vai acontecer depois disso? Quem sabe o milagre da multiplicação dos pães. E isto não é uma metáfora!!!

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COMO VAI A LINHA DE FRENTE DA SUA EMPRESA?

ABRAHAM SHAPIRO para o Blog Profissão Atitude

É difícil fazer as metas decididas na alta administração chegarem à linha de frente da empresa. Diretores, gerentes e colaboradores quase nunca estão na mesma página. Assumem que as metas serão comunicadas e entendidas, mas ao longo do tempo isto não se confirma. Então, quando acordam, já é tarde. E o que se vê é todo mundo correndo em todas as direções sem trabalho conjugado e nem organizado.

É lindo ter uma estratégia. Mas aqueles que a que a idealizam se esquecem de traduzi-la em ação. Ter estratégias e metas é uma coisa; executá-las é outra.

A consultoria americana Harris Polling fez um estudo sobre as razões das falhas na execução das estratégias. Estudou “por que as metas não se traduzem em ação para os funcionários  da linha de frente”. 

Descobriu que somente 15% destes funcionários identificam a meta mais importante ou as prioridades de suas empresas. Por quê? São três as possibilidades: 

- Ou existem metas demais, 

- Ou elas mudam frequentemente, 

- Ou simplesmente não existem metas.

O mais lamentável, no entanto, é constatar que, em muitos casos as metas não são sequer comunicadas. A linha de frente é que produz os resultados finais e que, por isso, devia conhecer “o que se espera alcançar” e “como alcançar”.

Outro dado daquela pesquisa mostra que apenas 19% dos funcionários se sentem comprometidos com as metas da organização. Isto é um em cada cinco. Sabe o que? Eles não se sentem parte das decisões. E sem envolvimento, não há compromisso. 

Funcionários podem conhecer as metas. Mas se eles não  não as compram, eles não as cumprem.

Então comunique! Cuide que todos saibam os mínimos detalhes de tudo. E veja, em decorrência disso,  a energia que a sua empresa irá liberar na busca por resultados!

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A BÍBLIA DO LÍDER

ABRAHAM SHAPIRO para o Blog Profissão Atitude

Dia desses, um amigo veio com uma tal de Bíblia do Líder, produzida por uma editora protestante. Ela contém comentários de todos os textos bíblicos relacionando-os ao exercício da liderança corporativa. Ele queria saber a minha visão pessoal sobre uma determinada situação.

Eu fui franco com ele. Disse-lhe que os comentários se aplicavam, sim, à liderança. E então perguntei qual ou quais líderes ele tinha em mente quanto ao alcance daquela mensagem? 

Deixe-me explicar para que você entenda: ele é um gestor e está lutando para resolver questões cruciais de sua empresa há anos. Teve progressos. Mas não os superou definitivamente. Ele poderá tornar-se líder um dia. Quando? Ao atingir as metas, ao desenvolver sua equipe e obter  aderência consistente de todos os membros  a seu modelo de gestão e às ações.  Portanto, ele não é um líder hoje, e não existe líder nenhum em sua empresa que se enquadre neste conceito de liderança. 

Concluí o meu diálogo com ele dizendo: “Fique em paz. Não se incomode com as observações contidas na sua Bíblia porque elas não concernem a você.” 

O ambiente corporativo de hoje insere uma confusão na mente das pessoas. Elas desejam ser líderes sem que sequer tenham conseguido resultados enquanto gerentes. Está errado. Quem não chegou à alta performance da gestão e não domina o conhecimento do caráter das pessoas e suas personalidades, não está pronto a dar nem o primeiro passo rumo à liderança.

Eu, particularmente, nunca vi com bons olhos essa tendência de se substituir a palavra gerente por líder. É um modismo sem necessidade, um erro tolo e absurdo. O que toda empresa necessita - como os seres aeróbicos carecem de ar -  é de profissionais que façam “o que tem de ser feito” para que as coisas certas aconteçam. Não se trata de gente com curso superior nas melhores faculdades ou que tenham feito MBA no exterior. Podem perfeitamente ser ‘medíocres competentes’ que realizam ‘trabalho competente’ com seu time. 

Então durma tranquilo porque a sua responsabilidade como gerente, ainda que gigantesca, é bem menor do que a de um líder. 

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FAVOREÇA O SEU STAFF

Abraham Shapiro para o Blog Profissão Atitude

Vou tomar a liberdade de dar uma orientação infalível de sucesso: invista no seu staff direto na empresa. Refiro-me ao grupo de indivíduos que o assessoram ou auxiliam diretamente na sua tomada de decisões – as pessoas de confiança que têm sobre si a responsabilidade de fazer coisas acontecerem... e fazem acontecer.

Sugiro duas práticas que terão incrível poder de alinhamento e harmonia.

A primeira. Estabeleça encontros mensais ou semanais com eles. Discuta objetivos e dê apoio ao que cada um está desenvolvendo.  Assegure-se que o seu staff esteja 100% na mesma página que você e uns dos outros, isto é:  comprometidos com as metas importantes e as cruciais.

Poderá ser um café da manhã ou brunch ao final da tarde. O clima deve ser um pouco mais informal que uma reunião de trabalho. Saia com eles de vez em quando para um boliche e para que o grupo se integre. 

Abra-se para ouvir suas opiniões. 

A segunda prática é: contrate um indivíduo sábio, inteligente e com capacidade de compreender os objetivos do seu negócio para ser o seu conselheiro pessoal e também orientador do seu staff. Ele trará convergência e foco às funções e ao desempenho de cada um, além de ser o seguro contra “fogo amigo” e outras sabotagens que nascem do ciúme, da inveja e de outras fraquezas naturais em pessoas não treinadas para lidar e equilibrar emoções e razão.

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O QUE É MEDIAÇÃO DE CONFLITOS?

Abraham Shapiro para o Blog Profissão Atitude

A primeira possível solução para este impasse poderia ser a divisão da laranja em duas metades. Mas não é ótima porque não satisfaz. Isto só daria aos cozinheiros a metade do que realmente precisam.

Haverá solução mais inteligente? 

Depende de boas perguntas. Você sabe perguntar bem?

Por exemplo: 

- “Para quê exatamente vocês precisam da laranja?” 

Talvez um dos cozinheiros responda: “Vou usar o suco para fazer um molho”, e o outro:  “Quero a casca para fazer um bolo”.

As respostas que deram apontam para um novo ponto de vista. E com base na diferença de visão conclui-se que uma só laranja poderá satisfazer os interesses das duas partes.

Até aqui as intenções dos cozinheiros estavam ocultas por trás de uma postura inflexível.  Foi uma pergunta inteligente que permitiu um facho de luz sobre o caso. Aí surgiu uma solução. Agora os dois se utilizarão dos benefícios de uma fruta inteira, o que concorda exatamente com suas expectativas.

Este é um ótimo exemplo de “mediação de conflito”.

E qualquer mediação exige duas coisas: 

- Inteligência e capacidade de fazer perguntas inteligentes –  soma que se recebe o nome de sabedoria. 
 

RECOMENDAÇÃO BIBLIOGRÁFICA: O melhor da arte da mediação de conflitos eu aprendi lendo e praticando as instruções de Stephen Covey em seu livro: "A Terceira Alternativa". Vale a pena ler devagar e reflexivamente. 

 

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A PRÁTICA DA EFETIVIDADE GERENCIAL

Abraham Shapiro

“Ouça primeiro. Fale por último.” Esta lição é um legado dos maiores sábios da humanidade. Mas gosto de pensar nisso como uma regra de  aplicabilidade altamente prática na vida corporativa repetida e confirmada por  Nelson Mandela .

Uma das premissas de liderança do importante personagem sul-africano consistia em:

"Lidere, mas fique na retaguarda. Deixe que os outros acreditem que estão na liderança".

E ele mesmo explicou sua ideia: "Um tocador de gado conduz a manada de trás. Isto é a sabedoria da liderança. O papel de um líder não é dizer aos outros  o que devem fazer, mas formar um consenso". 

Em reuniões, Mandela deixava que todas as pessoas falassem. Só depois abria a boca para resumir calmamente as boas ideias apresentadas e, de modo sutil e delicado, incluía seu ponto de vista em relação ao tema assim como mostrava o caminho que gostaria de ver trilhado. 

E seu ensinamento complementar é:

"Convença as pessoas a agir, mas faça-as acreditar que a ideia foi delas".

Um gerente eficaz será diferente de todos os demais excelentes gerentes em tudo. Sua personalidade será diferente, suas forças, fraquezas, valores e crenças. O único ponto comum aos outros é que faz as coisas certas acontecerem com ética e  legalidade. 

Ouvir primeiro para falar depois – com bom senso, consistência e consenso –  é a grande lição rumo à efetividade.

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EU, NÃO. NÓS!

Abraham Shapiro

Pessoas de negócios perdem a visão exclusiva de si quando integram uma equipe.  Elas passam a adquirir a visão coletiva ou a visão do todo. 

Então eu quero compartilhar uma sabedoria que adquiri observando os maiores executivos e empreendedores de sucesso ao longo de trinta anos de vida profissional dos quais vinte em consultoria e aconselhamento de líderes. Não pense ou diga "eu". Pense e diga "nós". 

Se você é um profissional consciente do seu papel, você sabe que tem a responsabilidade final, e essa responsabilidade não pode ser nem compartilhada e nem delegada. Mais ainda se você está numa posição de gerência. 

Você pode ter uma autoridade que lhe foi dada como voto de confiança pela sua empresa. Isto significa que você pensa nas necessidades e oportunidades da organização antes de pensar nas suas próprias necessidades e oportunidades.  Pode soar fácil e simples. Mas não é. E preciso ser rigorosamente observado e treinado até que você chegue a esse nível – a cada dia, a cada oportunidade.

Pense e diga “nós”! 

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REUNIÕES GERENCIAIS: CÉU OU INFERNO

Abraham Shapiro

O executivo mais visível, poderoso e possivelmente eficaz dos Estados Unidos durante a Segunda Guerra Mundial e nos anos seguintes não foi um empresário. Foi Francis Spellman, o cardeal chefe da Arquidiocese Católica Romana de Nova York e conselheiro de vários presidentes dos EUA. 

Quando Spellman assumiu, a diocese estava falida e desmoralizada. Seu sucessor herdou a posição de liderança na Igreja Católica Americana. 

Spellman dizia muitas vezes que estava sozinho duas vezes por dia, por meia hora cada vez. A primeira quando ele rezava em sua capela privada depois de se levantar de manhã, e a segunda, quando orava à  noite antes de dormir. Caso contrário, ele estava sempre com pessoas em uma reunião.

Gerentes efetivos fazem reuniões. Muitas reuniões. Porém, produtivas. 

Reuniões são sessões de trabalho. Elas não podem ser chatas e improdutivas.

Fazer uma reunião produtiva exige muita autodisciplina. A chave para a realização de uma reunião eficaz é decidir antecipadamente que tipo de reunião será e depois manter esse formato. 

Por exemplo. Uma reunião em que vários ou todos os membros falam: ou não deve haver discussão em tudo ou a discussão deve ser limitada a perguntas para esclarecimento. Alternativamente, para cada relato pode haver uma breve discussão em que todos os participantes podem fazer perguntas. Se este for o formato, os relatos devem ser distribuídos a todos os participantes bem antes da reunião e eles devem ser informados que terão, por exemplo, 15 minutos.

Resuma e encerre a reunião assim que sua finalidade específica tiver sido cumprida. Nunca levante outra questão para discussão. E lembre-se: qualquer reunião ou é produtiva ou um total desperdício de tempo. Não há meio termo. Depende de você!

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PROBLEMAS OU OPORTUNIDADES? PARA ONDE VOCÊ OLHA MAIS?

Abraham Shapiro

Você se concentra em oportunidades? Ou olha mais para problemas? 

Os problemas têm de ser resolvidos, é claro.  Não devem ser varridos debaixo do tapete. Mas a solução de problemas, por mais necessária que seja,  não produz resultados. Apenas evita danos. Explorar oportunidades, sim, é o que produz resultados.

Um exemplo de oportunidade? Mudanças. Toda mudança é uma oportunidade, e não ameaça. 

Outros exemplos? 

- Um sucesso ou fracasso inesperado – na própria empresa, num concorrente ou no segmento a que o negócio pertence. 

- Uma lacuna entre o que você está fazendo e o que poderia ser feito a mais em relação ao seu  processo, ao seu produto ou serviço . No século XIX, a indústria do papel concentrava-se nos 10% de cada árvore que podiam se transformar em polpa de madeira e negligenciou totalmente as possibilidades dos 90% que se tornavam resíduos. Veja quanta oportunidade existia e foi para o lixo!

- Inovar um processo, um produto ou serviço é outra fonte de oportunidade. 

- Trazer para dentro da empresa ou do dia a dia dos gestores novos conhecimento – outra situação clara de oportunidade.

Se você é um gerente eficaz, você irá colocar as suas melhores pessoas em oportunidades, e não em problemas. Explore isso. Peça a cada membro do grupo que prepare uma lista de oportunidades – a cada três ou seis meses.  Discuta com cada um e, depois de feita a seleção, crie uma lista geral e passe a explorar uma a uma. 

Você verá que esta prática se tornará um dos principais pontos fortes do seu negócio.

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UM PLANO DE AÇÃO DEVE SER CONHECIDO POR TODOS

Abraham Shapiro

O gerente eficaz se certifica de que seus planos de ação e suas informações relevantes para a empresa sejam conhecidos e compreendidos por todos. Isso significa que ele os compartilha e pede comentários a todos os envolvidos – sejam outros gerentes ou superiores – e também de seus subordinados. 

Assim também ele permite que cada pessoa saiba quais informações ela precisa para fazer o trabalho que lhe compete realizar.

Quando admitimos isso, somos também obrigados a admitir que é preciso existir um fluxo de informações que vai do gerente para cada membro de sua equipe e retorna de cada membro para ele. 

Toda organização é mantida por informações. Hoje em dia as informações valem mais do que propriedades ou bens. No entanto, é lamentável que muitos executivos se comportem como se informação fosse responsabilidade exclusiva daa áreaa de TI ou Marketing.  Quando isso ocorre, eles acabam recebendo uma quantidade enorme de dados desnecessários ou inúteis, e as informações de que eles e a empresa mais carecem para atingir metas não fluem. 

Se cada executivo identificar precisamente as informações de que realmente precisa receber de sua equipe  ou de outras áreas e der acompanhamento a esse fluxo de informações, tudo se tornará mais fácil.

Informação. Comunicação. A sua empresa e você precisam resolver isso pelo seu bem, da sua equipe  e pelo bem de todos.

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O QUE É PRECISO PARA QUE UMA DECISÃO SEJA EFICAZ?

Abraham Shapiro

Você é gerente? Tomou uma decisão importante? Muito bem. Eu lhe informo que a sua decisão só  terá sido realmente tomada se as pessoas da sua equipe souberem: 

- o nome do responsável por sua execução; 

- o prazo; 

- o nome de quem será afetado pela decisão e 

- os nomes das pessoas que têm de ser informadas da decisão mesmo que não sejam diretamente afetadas por ela.

Um número extraordinário de decisões organizacionais causam problemas exatamente porque estes pontos não são cumpridos à risca.

Este é um ótimo check list para garantir a comunicação indispensável para que qualquer decisão seja implantada devidamente.

Vamos a um caso. 

Uma empresa perdeu sua posição de liderança no mercado japonês porque depois de decidir entrar  numa joint venture com um novo parceiro de lá, não se preocupou em deixar claro quem iria informar aos agentes de compras que as especificações dos produtos estariam em metros e quilogramas em vez de pés e libras. Consequentemente ninguém divulgou essa informação. Quando descobriram ser esta a causa dos maiores problemas na venda, já era tarde. 

Decisões são tomadas em todos os níveis da organização, começando no chão de fábrica.   Estas decisões –  aparentemente de baixo nível – são  bastante importantes no contexto geral de uma organização baseada no conhecimento, tal como todas as demais.

Os trabalhadores  do conhecimento devem saber mais sobre suas áreas de especialização do que qualquer outra pessoa. Por exemplo, a profissional responsável pela contabilidade tributária. Só então suas decisões terão o impacto que convém em toda a empresa. 

Tomar boas decisões é uma habilidade crucial em qualquer nível do organograma. É uma disciplina que precisa ser ensinada explicitamente a todas as pessoas nas organizações que se baseiam no conhecimento a fim de que se alcance a máxima convergência aos interesses do negócio. 

O mais importante, contudo, é realizar o check list da comunicação da decisão.

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A SEGUNDA PERGUNTA EM BUSCA DA EFICÁCIA GERENCIAL

Abraham Shapiro

Já sabemos que a primeira pergunta de um gerente em busca  da eficácia é: "O que precisa ser feito?”. Quando ele e sua equipe o fizer, então  poderá se deparar com várias respostas. Isso indica ter chegado a hora de submeter os dados a um segundo crivo através de uma nova pergunta. E ela é: "Isso é a coisa certa para a empresa?" 

Ele não estará preocupado com o desejo dos acionistas ou se os funcionários e demais executivos vão gostar. Ele se ocupa em buscar saber o que é certo fazer agora. 

É claro que os acionistas, os funcionários e os executivos têm, pelo menos, de concordar com a escolha a ser feita do que é certo. Mas ele tem ciência de que, em última análise, uma decisão que não é correta para a empresa, não é certa para qualquer um dos interessados.

"Isso é a coisa certa para a empresa?" é uma pergunta crucial especialmente para a tomada de decisões  nas empresas familiares.  Numa empresa familiar com objetivos alinhados ao negócio, um parente só será promovido se ele ou ela for mensuravelmente superior a todos os não-parentes no mesmo nível, ainda que isso não seja politicamente correto num ambiente como este. 

E para complementar a nossa análise, convém lembrar que quando o gerente pergunta: "Isso é a coisa certa para a empresa?", ele  não terá garantia alguma de que a decisão correta será tomada. Estamos falando de sereshumanos propensos a erros e preconceitos. No entanto, o simples fato desta pergunta ser feita e de se investir tempo para a reflexão e discussão em cima de  dados sólidos em busca da resposta já aumenta muito as chances de acerto. 

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